‘Altijd de klant centraal’ vergt veel van een informatie-architectuur

De informatiearchitectuur moest vernieuwd worden. En dat moest zeer grondig gebeuren. Immers, de klant van Universiteit Nyenrode staat altijd centraal waardoor processen nu eenmaal niet meer op zichzelf staan.

Hans Wim Kroodsma is Hoofd ICT: “We hadden ondertussen wel goed voor ogen waar we naar toe wilden. En daar moesten een informatiearchitectuur en een programmaplan voor komen. We wilden het ontwerpen van de architectuur niet bij een leverancier neerleggen, maar bij een onafhankelijke architect die breder kijkt dan systemen. We hebben voor ArchiXL gekozen, omdat we Danny Greefhorst al kenden door het werk wat hij bij SURF had gedaan (Sectororganisatie voor hoger onderwijs). Ik was daar toen van onder de indruk.“

nyenrode archixlRemmelt Vetkamp is lid van het college van Bestuur van Universiteit Nyenrode en ook nauw betrokken bij dit proces: “De valkuil bij het opstellen van een informatiearchitectuur is dat je het uiteindelijke doel wel eens uit het oog verliest. Een goede architect blijft dat steeds voor ogen houden: Welke gegevens horen in welk systeem thuis? Doen we geen dingen dubbel? Leiden deze functionaliteiten echt tot ons doel?’ Ik kende Danny ook en wist: deze man heeft gewoon verstand van zaken. En dat klopt. Danny hield ons altijd haarfijn bij de les. Pragmatisch, realistisch en prettig om mee te werken. Soms wilde hij méér, prachtige plannen! Maar dan trapten we even op de rem.”

Voor het opstellen van het Business Optimalisatieplan sprak Danny uitgebreid met mensen uit de hele organisatie. Kroodsma: “Juist deze gedegen aanpak, het meenemen van onze medewerkers, maakt het dat we tot een heel breed gedragen plan zijn gekomen. Een plan waarin de behoeften en ambities heel duidelijk worden. Deze zijn verwerkt in een lijst van verbeterpunten, die allemaal in projecten vertaald zijn. Nee, het zijn geen ICT-projecten, wij noemen het businessprojecten: ze gaan vérder dan alleen ICT.”

Het programmaplan voor Business Optimalisatie: een prettig kader

Vetkamp:” Omdat we echt stappen willen zetten, hebben we uit deze projecten tien prioriteiten uitgekozen: dáár richten we ons op, dat kunnen we aan.”

Kroodsma:” De verantwoordelijkheid van deze projecten ligt hoog in de organisatie waardoor adequate besluitvorming en bijsturing mogelijk is. Het mooie is dat we dit ook hoog in de organisatie kúnnen neerleggen: door het intensieve voorwerk, de vele gesprekken die gevoerd zijn, snapt iedereen in de organisatie waar we mee bezig zijn en waarom sommige projecten eerder of later worden uitgevoerd of waarom hun wensen juist niet worden meegenomen. Iedereen weet heel duidelijk waar we naar toewerken.”

Prioriteit voor prioriteit…

Kroodsma: ”Het mooie van zo’n prioriteitenlijst is dat het lange, ingewikkelde traject ineens overzichtelijk en logisch is geworden. Is er een project klaar? Dan kiezen we een volgende uit en wordt ook op de prioriteitenlijst gezet om mee aan de slag te gaan”. Het uitvoeren van die projecten gaat nog niet altijd zonder slag of stoot. Het is voor Universiteit Nyenrode nog een uitdaging om de juiste projectmanagers aan te wijzen. Vetkamp:” We waren niet gewend om zo projectmatig te werken, maar het is wél cruciaal. En dat vergt wel wat van onze medewerkers om het projectmanagement goed onder de knie te krijgen.”

Het plan volgen met het nodige onderhoud

Twee jaar geleden is Universiteit Nyenrode met het hele project begonnen. Het loopt, het werkt. Maar het klakkeloos volgen van het programmaplan en de architectuur zit er niet in. Kroodsma:” Zeker niet! Het is erg belangrijk om het plan actueel te houden. Bijhouden waar we staan, komen de uitgangspunten van twee jaar geleden nog overeen met de actuele situatie? We trainen onze eigen beheerders om hier zicht op te krijgen.”

Dat deze systematiek werkt, is duidelijk. Inmiddels zijn er al 4 projecten afgerond. Universiteit Nyenrode gaat door en maakt gestaag grote stappen.

En de hele organisatie beweegt mee.