• It Architectuur Amersfoort

  

  • Home
  • Publicaties
  • Blog
  • Kunnen overheden beter wél Excel-sheets opsturen?

Kunnen overheden beter wél Excel-sheets opsturen?

15 februari 2019

Ik roep niet dat de belastingaangifte voortaan in spreadsheet mag worden opgestuurd, maar het UWV blokkeert binnenkort het verzenden van Excel-bestanden. Aanleiding: een datalek waarbij het UWV een spreadsheet met de gegevens van 2400 burgers aan al die werkzoekenden stuurde. Er zijn genoeg nadelen aan Excel, daar kom ik zo op. Maar om de uitkeringsstress bij burgers te verminderen is het misschien juist handig.

Voor een transparante overheid bieden spreadsheets meerwaarde. Dat zeg ik niet alleen als vakidioot die graag alles in spreadsheets zet en zich graag stukbijt op IT-operationalisering van overheidsbeleid. Dat zeg ik ook als iemand die van voorspelbare, controleerbare besluiten houdt.
Ik zie in ieder geval twee voordelen. De eerste: je kunt de ‘ruwe data’ uit een spreadsheet makkelijk hergebruiken. Voor de kenners: je krijgt twee sterretjes van de vijf voor Linked Data. Ik kom het regelmatig tegen dat ik uit een PDF gegevens moet overtikken en dat is dom en foutgevoelig werk.

Het grootste voordeel zit in formules in spreadsheets. Je kunt de berekeningen zien die gebruikt zijn om tot een subsidiebedrag te komen, of een uitkering of belastingaanslag. Die twee voordelen kun je combineren. Geef een burger - of bedrijf - een spreadsheet met de gegevens die je hebt ontvangen en de berekening die je er op loslaat (een uitwerking van de wet in excel-formules). Ik als burger kan dan volgen welke gegevens de overheid heeft en gebruikt, en hoe een besluit (in casu: wat ik moet betalen of ontvang) tot stand is gekomen. Transparantie en herleidbaarheid zijn essentieel voor legitimiteit. Voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is ICTU daarvoor trouwens een project aan het opstarten: het transparantielab.

Krijg de controle terugblog excel rekenhulp
Een voorbeeld dicht bij huis: de ziektewet-uitkering. Het UWV stuurt een betaalspecificatie (een soort loonstrookje) zonder enige berekening. Voor iemand die met een burn-out deels thuis zit is het niet rustgevend om te horen: “computer says no” (…income this month).

Ik snap de administratieve problemen bij een complex sociaal stelsel, doorgeleverde gegevens vanuit de loonaangifteketen, uitkering met terugwerkende kracht. Maar waar het fout gaat, zie je als burger niet - maar ook de ambtenaren snapten hun “systeem” niet. En bij mij kan je niet aankomen met: “het systeem maakt een fout”. Om te begrijpen wat ze hadden mòeten doen, heb ik in dit geval alles herberekend. Dat betekent: alle beschikkingen van UWV en loonstrookjes van haar in een spreadsheet gooien. Dan UWV.nl afstruinen en nog een beetje in de wetten lezen om de formules te maken . Op een zondagmiddag het uitkeringssysteem nabouwen werkt verhelderend!

Een betere rekenhulp
blog excel rekenhulp Maar zo’n spreadsheet hoeft niet eens ingevuld te zijn: het kan ook als rekenhulp dienen. Websites van Belastingdienst, UWV en gemeenten bieden nu online handige rekenhulpjes. Handig om te voorspellen wat je situatie gaat worden - al moet je vaak gegevens overtikken die je al hebt. Minder handig als je:

  • wil snappen hoe dat bedrag tot stand komt,
  • met scenario’s wil werken (gebruiksvriendelijkheid-faal: bij veel rekenhulpjes kan je na berekenen geen getallen meer aanpassen) of
  • de berekening in jouw bredere context wil zien (aflossen van hypotheek vs hypotheekrenteaftrek vs box 3?)

Geef de burger als power user dan de mogelijkheid om de rekenhulp uit te bouwen naar zijn eigen situatie!

Iets minder simpel dan dat
Ik zei al dat ik een vakidioot ben. Spreadsheets zijn voor een grotere groep burgers begrijpelijk, maar lang niet voor iedereen. Je moet feeling hebben voor de manier waarop beslissingen worden gemaakt binnen overheden. Niet elke burger heeft een bestuurskundige opleiding en tien jaar ervaring met informatieprocessen in de publieke sector. Erger: ik heb begrepen dat veel mensen niet eens Excel’s =IFERROR(VLOOKUP($A:$C;totaal.$D$3;1;0);1) snappen!

Excel-sheets dat ruikt vaak naar “grijze IT”: systemen die medewerkers buiten de vaste IT om hebben geknutseld en waar de bedrijfsarchitectuur niets van weet. Dat zie je aan twee dingen: de gegevens in een spreadsheet zijn natuurlijk maar kopieën uit andere systemen. Technisch gezien kan Excel wel dynamisch gegevens ophalen met Web Query’s, maar de technische- en privacy-implicaties zijn wel even slikken. Oh, en “begrijpbaarheid” stond nog ergens op ons lijstje. Aan de andere kant zie je bij formules niet uit welke wet die komen – iets dat je al aardig kan oplossen door hyperlinks aan te brengen naar wetten.nl.

Maar even een vraag: als het in spreadsheets niet begrijpbaar kan worden gemaakt, is de regelgeving dan niet überhaupt te complex geworden? Misschien moest de Tweede Kamer elk wetsvoorstel ook even bekijken als werkblad. Dan kunnen de planbureau’s deze gebruiken en hoeft de uitvoerende organisatie net iets minder interpretaties te maken van wetsteksten.

Ten slotte: Excel-sheets zijn natuurlijk een product van Microsoft Office, en daarmee in principe niet voor iedereen vrij te gebruiken. Daarom had ik het in deze blog ook telkens over ‘spreadsheets’ - ik gebruik LibreOffice Calc. Je moet je naam als oud-projectleider Open Documentstandaarden bij NOiV wel eer aan doen.

Joris Dirks is consultant bij ArchiXL en XL&knowledge.

Social Bookmarks

Plaats een reactie

U plaatst een reactie als gast

Contact

ArchiXL B.V.
Nijverheidsweg Noord 60-27
3812 PM Amersfoort

Telefoon: 033 258 5545

E-mail: info@archixl.nl

   

Nieuwsbrief

Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuws en ontwikkelingen binnen ArchiXL?

Aanmelden voor de nieuwsbrief